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【ビジネスホンとは?】便利な機能と一般電話機との違い

 

【ビジネスホンとは?】便利な機能と一般電話機との違い

 

多くのオフィスではビジネスホンが導入されています。

 

小規模な事業では一般電話機を利用しているケースももちろんありますが、それでは一体どのような違いがあるのでしょうか。

 

ビジネスホンと家庭用一般電話機の違い

 

主装置

 

ビジネスホンと家庭用の一般電話機の大きな違いは主装置と呼ばれる機器の存在の有無です。

ビジネスホンは電話機単体では機能を利用することが出来ず、主装置を含めたシステムのことをビジネスホンと呼んでいます。

 

主装置とは外線と内線を共有・制御したり、内線電話や転送といったオフィスの業務を効率良くするためにニーズに合わせた様々な機能のカスタマイズを実現する為の機械です。

 

簡単な例を出しますと、家庭用電話機ではたとえ電話機が複数あったとしても、通話することができるのは1台のみです。

あるいはFAXも利用してる場合、FAXの受信中は通話することはできません。

 

しかしビジネスホンなら同時に複数の人が同じ電話番号で通話することが可能です。

もちろんFAXを受信している時でも問題なく通話することができます。

 

後述しますが、この機能を代表組といいます。

 

 

端末機(電話機)

 

上にも書いた通り、ビジネスホンで使用する端末機と呼ばれる専用電話機(卓上・コードレス)はそれ単体では使用することは出来ません。

 

それに対して家庭用一般電話機は電話回線の契約・開通工事さえしていれば、壁のモジュラージャックと電話線で繋ぐだけで通話することが可能です。

 

ビジネスホンで使用する専用電話機には、さまざまな機能を利用する為のボタンが多く付いているのが特徴です。

 

 

ビジネスホン導入で出来ること(機能)

 

代表組

 

着信時に複数の電話機から同時に発着信できるように、電話番号をグループ化する機能のことを代表組といいます。

一つの電話が通話中であっても回線が空いている限り、着信した際に通話中にならないのが最大のメリットです。

 

オフィスでの電話の利用頻度は家庭用に比べて非常に高く、顧客や取引先とスムーズにビジネスを進める上でこの機能は必須と言えます。

 

 

内線通話

 

複数台の専用電話機を設置することで、着信を取った電話機のところまで行かなくても保留・転送により、別の近くの専用電話機から電話に出ることが出来ます。

 

また、内線を利用すれば他の専用電話機に内線通話を掛けることができます。この場合の通話料は無料です。

 

専用電話機をフロントや玄関に置くことで無人受け付けを作ることもできます。

 

 

転送(ボイスワープ)

 

オフィスを留守にする場合や、終業後・通話中などの際に、別の電話機や携帯電話に転送させる機能です。

 

 

今回は割愛しますが、その他にもオプションで様々な機能を追加することが出来ます。

 

ビジネスホンを導入する際に注意したいこと

 

ビジネスホンは上にも書いた通りさまざまな機能を利用することができるのですが、その為には主装置に設定を入れなくてはなりません。

 

同時に何台が通話出来るかは、申し込んだ回線数によって決まります。

例えば電話番号は1つでも回線が3つあれば代表組機能で同時に3人発着信することができます。

 

FAXは別番号・別回線で設定するケースがほとんどですのでこの場合は2番号4回線(内FAX1回線)ということになります。

 

回線数や設定は簡単にユーザー自身で変更できるものではないので、ビジネスホン導入時に何番号で何回線必要かしっかりと検討する必要があります。

 

 

まとめ

 

オフィス業務の中でも電話でのやり取りはかなり頻度が高いと思います。

同時に複数の発着信の可能性があるのであれば、積極的にビジネスホンの導入は検討すべきです。

 

また、ビジネスホンは申込んだ後、配線工事や主装置の設定などが必要になる為、すぐに利用開始できるものではありません。

 

起業・独立を考えている方は余裕を持って申し込みするようにしましょう。