Outlookでメールの振り分け設定

パソコンでメールをする際に

Outlookを使用していませんか？？

みなさんはOutlookのメール振り分け設定を

ちゃんとされてますか？？

メールの振り分け設定をしていないと

※重要なメールを見落としてしまう

※過去のメールがなかなか見つからない

※返信漏れ・遅れのミスが絶えない

とくに、ＳＰＡＭメールが多い最近では

振り分け設定を行っていないと

重要なメールを見落としがちになってしまいます。

本日は重要なメールの見落としをしないためにも

メールの振り分け設定方法を解説させて頂きたいと思います。

◆仕分けルールを作成する方法

1.振り分け設定をしたい受信メールを右クリックし「ルール」を選択

2.「仕分けルールの作成」を選択

3.仕分けルールの作成ダイアログボックスで仕分け条件を設定

4.「実行する処理」のセクションから「アイテムをフォルダに移動する」を選択

5.移動先のフォルダを選択し「OK」をクリック

6.さらに「OK」をクリックしてルール作成完了

◇仕分けルールを削除する方法

1.ファイルメニューを開き「仕分けルールと通知の管理」をクリック

2.削除したいルールを選択して「削除」ボタンをクリック

3.「削除しますか？」という確認のダイアログで「はい」をクリック

4.「Ok」ボタンをクリックしてルールの削除完了

一度削除した仕分けルールを元に戻すことはできません。

削除を実行する前に確認を行ってから実行しましょう。

仕分けルールを削除するのではなく一時的にオフする方法もあり

「仕分けルールと通知」で表示されるルールの横のチェックボックスでオン・オフを切り替えれます。

Outlookのメール振り分けルール

❖案件・顧客ごとに振り分け

規模が大きめの案件や長期間でのプロジャクトなどの場合

案件や顧客ごとに振り分けすることをおすすめします。

特定の案件や、顧客に関するメールをピックアップすることで

情報を管理しやすくなり

*見落としや

*返信漏れ

を防止することができます。

❖対応状況ごとに振り分け

メールの返信漏れや遅れを確実に防止したいのであれば

対応状況ごとの振り分けがおすすめです。

「未対応」「対応済」「対応保留中」等の３つのフォルダを作成し

メールの対応状況に応じて手動で移動します。

「未対応」フォルダには、まだ着手していないメールが残るので

このフォルダを0にすることで返信漏れがないことが明確になります。

また、フォルダ内を見ただけで

あとどれぐらいのメールに返信する必要があるのかが

すぐにわかるようになるため、タスク管理しても機能します。

❖優先先ごとに振り分け

優先度ごとの振り分けは「至急」「通常」「不急」というように

メールの処理順番をきめる方法です。

前途の対応状況ごとの振り分け同様

手動での振り分けにはなりますが

緊急度の高いメールを優先的に返信できるため

クレームなどのトラブルを防止することができます。