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Outlookでメールの振り分け設定

パソコンでメールをする際に

 

Outlookを使用していませんか??

 

みなさんはOutlookのメール振り分け設定を

 

ちゃんとされてますか??

 

メールの振り分け設定をしていないと

 

※重要なメールを見落としてしまう

 

※過去のメールがなかなか見つからない

 

※返信漏れ・遅れのミスが絶えない

 

とくに、SPAMメールが多い最近では

 

振り分け設定を行っていないと

 

重要なメールを見落としがちになってしまいます。

 

本日は重要なメールの見落としをしないためにも

 

メールの振り分け設定方法を解説させて頂きたいと思います。

◆仕分けルールを作成する方法

 

1.振り分け設定をしたい受信メールを右クリックし「ルール」を選択

 

2.「仕分けルールの作成」を選択

 

3.仕分けルールの作成ダイアログボックスで仕分け条件を設定

 

4.「実行する処理」のセクションから「アイテムをフォルダに移動する」を選択

 

5.移動先のフォルダを選択し「OK」をクリック

 

6.さらに「OK」をクリックしてルール作成完了

◇仕分けルールを削除する方法

 

1.ファイルメニューを開き「仕分けルールと通知の管理」をクリック

 

2.削除したいルールを選択して「削除」ボタンをクリック

 

3.「削除しますか?」という確認のダイアログで「はい」をクリック

 

4.「Ok」ボタンをクリックしてルールの削除完了

一度削除した仕分けルールを元に戻すことはできません。

削除を実行する前に確認を行ってから実行しましょう。

仕分けルールを削除するのではなく一時的にオフする方法もあり

「仕分けルールと通知」で表示されるルールの横のチェックボックスでオン・オフを切り替えれます。

Outlookのメール振り分けルール

 

 

❖案件・顧客ごとに振り分け

 

 

規模が大きめの案件や長期間でのプロジャクトなどの場合

 

案件や顧客ごとに振り分けすることをおすすめします。

 

特定の案件や、顧客に関するメールをピックアップすることで

 

情報を管理しやすくなり

 

*見落としや

 

*返信漏れ

 

を防止することができます。

 

 

❖対応状況ごとに振り分け

 

 

メールの返信漏れや遅れを確実に防止したいのであれば

 

対応状況ごとの振り分けがおすすめです。

 

「未対応」「対応済」「対応保留中」等の3つのフォルダを作成し

 

メールの対応状況に応じて手動で移動します。

 

「未対応」フォルダには、まだ着手していないメールが残るので

 

このフォルダを0にすることで返信漏れがないことが明確になります。

 

また、フォルダ内を見ただけで

 

あとどれぐらいのメールに返信する必要があるのかが

 

すぐにわかるようになるため、タスク管理しても機能します。

 

 

❖優先先ごとに振り分け

 

 

優先度ごとの振り分けは「至急」「通常」「不急」というように

 

メールの処理順番をきめる方法です。

 

前途の対応状況ごとの振り分け同様

 

手動での振り分けにはなりますが

 

緊急度の高いメールを優先的に返信できるため

 

クレームなどのトラブルを防止することができます。

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