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請求書に印鑑は必要??

近年では、減少しつつありますが

 

請求書をみると、印鑑が押されてることが多いですよね。

 

実際に、あの印鑑って必要なの??

 

できれば、省略したいと思いませんか??

 

実は、法的には必須ではないんです。

 

今回は、印鑑の必要性についてを

 

ご紹介させて頂きます。

 

※法律上は請求書に印鑑は必要ありません。

 

法律上、請求書に印鑑を押さなければいけない

 

決まりはないんです。

 

押印されてない請求書も、正式な書類として

 

扱うことができます。

 

また、極端に言えば法律上請求書を発行する義務もないんです。

 

双方の合意があれば口頭での請求も可能なんです。

 

でも、口頭で請求する場合

 

請求金額に対する内訳が不透明になりかねます。

 

なので、リスクを解消するためには

 

請求書の発行は行う方がいいですね。

 

 

※請求書に印鑑が求められる理由

 

法律上、請求書に印鑑は必要ないとご紹介させて頂きましたが

 

現状では、請求書に印鑑を押すのが一般的になってますよね。

 

請求書に印鑑を押すと会社が請求書を発行したという証明になるので

 

請求書の信頼度が増すことになります。

 

また、請求書が押された請求書を偽造した場合

 

印鑑が押されてないものを改ざんするよりも

 

重い罪に問われることから

 

請求書の改ざんリスクの防止にもつながります。

 

◆請求書にはどんな印鑑を押したらいいのか??

 

※印鑑の種類

 

1.実印

 

 実印とは役所や、役場に登録申請し、受理された

 

 印鑑のことをいいます

 

 法人の場合実印には会社名が

 

 刻印された丸い形の丸印を登録するのが主流です。

 

 法人の実印は原則1社につき1本とされてます。

 

 会社の代表者としての役割のある印鑑なので

 

 「代表者印」を呼ばれることもあります。

 

 契約書などの重要な書類等で活用される印鑑です。

 

 法人実印は、代表者の印鑑証明書と実印

 

 合わせて法人の実印として登録する印鑑を持参し

 

 法務局で登録することで初めて

 

 その効果を得ることができます。

 

2.認印

 

 認印とは、印鑑登録してない印鑑全般のことを指します。

 

 宅配物や書留の受け取りや、市町村役所で提出する

 

 書類等に使用される印鑑です。

 

 法人認印は、丸形の印鑑が主流の実印と区別をつけるため

 

 正方形の印鑑に社名が刻印された「角印」

 

 を用いる企業が多くみられます。

 

 法的効力はありませんが、請求書や領収書に

 

 法人が取引のために発行する書類に「確認」「承認」の

 

 証として押印する印鑑になります。

 

3.シャチハタ印

 

 本体にインクが入っており

 

 朱肉を必要としない印鑑です。

 

 シャチハタの多くはゴム印ですので

 

 印象は力加減で容易に変化してしまいます。

 

 そういった点から実印として取り扱うことが難しく

 

 宅配便の受け取りや簡単なサインが必要な際に

 

 活用される印鑑になります。

 

◆個人事業主の場合

 

 個人事業主の場合、個人の実印があれば

 

 法人の実印のようなものは必要ありません。

 

 また、認印である角印も法律上では

 

 不要になります。

 

 でも、屋号を刻印した角印を押印された請求書の方が

 

 印鑑が押されてない請求書よりも

 

 印象が良いため、個人事業主でも認印である角印を用意する傾向です。

 

 

※請求書への印鑑の押印方法

 

請求書への印鑑の押印は法律上定められていないため

 

特に押印の規定はございません。

 

法律には関係ないですが

 

ビジネスマナーとして企業から発行する請求書に

 

押印するためには、下記の点に配慮して印鑑を押印します。

 

★印鑑の押印は会社名の右側

 

 請求書には必ず会社名や住所、電話番号などの

 

 情報を記載しましょう。その右側に押印します。

 

☆会社名や住所に被せて押印

 

 押印する際には、文字に被せるように押印します。

 

 印鑑を会社名や住所に被せて押印することで

 

 請求書が改ざんされてない書類であるという証明になります。

 

※請求書の押印は電子印鑑でも大丈夫??

 

インターネットが普及してから

 

ビジネスを取り巻く環境にも変化がありました。

 

近年では、書類をWEB上で発行し

 

その書類に直接「電子印鑑」を押す手法が広く活躍されてます。

 

これは請求書も例外ではないですが

 

請求書に押す印鑑として電子印鑑は適切なんでしょうか。

 

そもそも電子印鑑には「印影をデータ化した印鑑」と

 

「印影をデータ化し印鑑の持ち主、作成者、タイムスタンプ情報が

 

組み込まれている印鑑」の2種類が存在します。

 

☆「印影をデータ化した印鑑」

 

 前者は紙に押印した印影をスキャンしデータ化したものになります。

 

 こちらについては、画像と同等なので法的効力はありませんが

 

 「確認」「承認」という意味で、認印として使用する分には

 

 十分です。請求書や、領収書など法人が取引のために発行する

 

 書類への押印に適しています。

 

★「印影をデータ化し印鑑の持ち主

 

  作成者、タイムスタンプ情報が

 

  組み込まれてる印鑑」

 

 後者は、印影をデータ化し印鑑の持ち主、作成者の情報

 

 押印した時間に確かにその書類が存在することを証明する

 

 タイムスタンプ情報が組み込まれた印鑑です。

 

 これらは、セキュリティも強化されているため

 

 持ち主の情報を正しく説明する電子証明書に登録することで

 

 実印として使用することができます。

 

※請求書には認印と同等の

  「印影をデータ化した電子印鑑」が使える

 

上記で触れてきた通り、法律上、請求書に印鑑を押印する必要は

 

ございません。そのため、請求書をPDFに変換し電子印鑑を

 

活用する際にも、認印である「印影をデータ化した印鑑」を使用します。

 

※印影だけでなく、請求書そのものの電子化が業務効率化に繋がる

 

今までは、請求書を電子化するには一度印刷し

 

印鑑を押印した請求書をスキャンしPDFに変換する作業が

 

必要でした。しかし電子印鑑を使用すれば

 

印刷することなく請求書をPDFに変換し作成できます。

 

そのため、業務の効率向上へと繋がります。

 

※PDFには、印鑑は必要??

 

法律上、原本である請求書に印鑑を押す必要がないように

 

PDFにも印鑑や電子印鑑の押印は不要です。

 

でも、PDFでも印鑑や電子印鑑が押印されていれば

 

会社から発行された証明となるのは

 

原本の郵送時と同様です。

 

また、偽造防止にもなるのでPDFにも

 

印鑑や、電子印鑑を活用しましょう。

 

※個人事業主/フリーランスに

         必要な印鑑とは?

 

個人事業主や、フリーランスは法人ではないので

 

事業でも個人で使用してる印鑑を使用することが可能です。

 

また、これは法律上も問題ありません。

 

しかし、信頼性を高めるために

 

可能であれば日常から使用してる印鑑とか別に

 

事業用の印鑑を用意して区別することをおすすめします。

 

また、個人名ではなく屋号で活動することが多い場合は

 

屋号の入った印鑑を用意することをオススメします。

 

 

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