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スプレッドシートを使用してみる!

スプレッドシートって??

 

Googleが提供している表計算ソフトになります。

 

MicrosoftのExcel(エクセル)と同様に

 

ビジネスシーンでも多く利用されております。

 

 

 

スプレッドシートを使用してみたけど

 

使い方がよくわからない。

 

Excelに似てるけど、何か違うな~

 

とまだシックリきていない方に

 

スプレッドシートって

 

*どんなツール?

 

*Excelと何が違うの?

 

一番知りたい!【使い方】を説明していきます。

 

 

 

 

 

まずはスプレッドシートとは?をもう少し詳しく・・・

 

スプレッドシートとは、一言で言うと

 

Googleが提供するブラウザ上で表計算ができる

 

ツールのことを言います!!

 

表計算ソフトとは??

 

表を作成しデータの集計や分析、計算するための

 

アプリケーションのことを言うんですが

 

Googleは表計算ソフトであるスプレッドシートを

 

無料で提供しています!!

 

※Googleアカウントを持っている方であれば

 

誰でも無料で使うことができます。

 

 

 

最近では、何かを検索する時に”ググる”っと言うように

 

「Googleは情報を検索する」から始まった企業です。

 

Googleの使命は

 

「世界中の情報を整理し、世界中の人が

 

アクセスできて使えるようにすること」

 

だそうです。

 

その使命にのっとり、スプレッドもソフトウェアをインストールする

 

必要のないクラウドサービスとして提供しているので

 

インターネットのつながる環境があれば

 

パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレットでも

 

アクセスすることができて、閲覧、編集することができます。

 

表計算ソフトの代表でもあるExcelと何が違うの

 

初めてスプレッドシートを使ってみようとしたとき

 

Excelと同じようなやつだよ!って

 

説明を受けた方もいませんか?

 

でも、同じようなものとして、同じような要領で

 

使ってみようとすると「なんかうまくいかないな~」

 

思われると思います。

 

ではExcelとの違いは何なんでしょうか!

 

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まず1番の違いと言ってもいいのが

 

スプレッドシートは無料で使うことができることです。

 

パソコンを買う時にExcelを含む

 

Microsoftのアプリケーションが搭載されていない

 

パソコンを購入してしまい、別途購入されたって

 

ことはありませんか?

 

スプレッドシートと同じ計算ソフトである

 

Excel2021(ダウンロード版)は公式ストアで

 

2022年2月現在、17,904円で販売されています。

 

意外と高くないですか?

 

でも、スプレッドシートは無料なので

 

とってもお得ですよね!!

 

Excelで新しい関数とか機能を使用する際には

 

有料のバージョンアップが必要になることも多いですが

 

スプレッドシートは無料でアップデートもできます!!

 

とってもお得に感じませんか?

 

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スプレッドシートは複数人で作業することができます。

 

もちろん1人で作業するのにも最適です!

 

Excelと比べて複数人で同時に作業したいシーンで

 

より、スプレッドシートを活用することができます。

 

スプレッドシートのリンク(URL)を取得して

 

一緒に作業したい人と共有することで

 

リアルタイムで共同作業することができます!

 

例えば、データの変更を行った時

 

Excelの場合は基本的に変更して保存したファイルを

 

メール等で共有しないといけなくて面倒に感じたことはありませんか?

 

スプレッドシートではリンクにアクセスしているそれぞれの変更が

 

リアルタイムで自動保存され、反映されます。

 

これによってファイルのやり取りの手間を省くことができます。

 

実は、Excelにも同時編集できる「共有ブック」っという

 

機能があります。

 

ですが、この機能にはセルの統合、グラフ機能、ピポット機能等の

 

一部の機能が制限されます。

 

これにより利便性が落ちてしまいます。

 

なので、同時作業、共有性はスプレッドシートのほうが

 

優れています。

 

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スプレッドシートは作業中に自動保存もしてくれます。

 

ファイルもGoogleドライブに保存されてるため

 

ファイルを損失してしまう危険性も低くなります。

 

それに対して、Excelは基本的には自分自身で保存ボタン(Ctrl+S)で

 

保存する必要があります。

 

Excelにも決められた間隔で自動保存してくれる機能はあるんですが

 

1分ごとに自動保存するのが最小単位になるので

 

アプリケーションが落ちる等の非常事態が発生した時に

 

作業中のデータが損失してしまうこともあります。

 

また、Excelでこれが一番よくある話だと思いますが

 

名前をつけて保存したが、保存先を忘れてしまい

 

見つけれなくなることもありますが

 

スプレッドシートはGoogleドライブに保存されるため

 

URLを忘れたとしてもスプレッドシートにログインして

 

スプレッドシートのツールを開くと簡単に見つけれます!

 

 

 

 

 

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それでは、早速スプレッドシートを使用してみます!

 

※最初にGoogleアカウントを作成しておきましょう!!

 

 

 

 

 

 

新規スプレッドシートの作成ができたら

 

文字入力を行っていきます。

 

セルを任意で選択します。

 

文字入力をしてEnterキーで内容を確定します。

 

 

ー 補足 ー

 

セル内の改行について

 

スプレッドシートではEnterキーで確定ボタンになります。

 

なので、Enterキーだけでは改行ができません。

 

同じセル内で改行したいときは下記の操作が必要になります。

 

 

 

 

 

*セルのサイズについて

 

 文字列の長さによってはセルの大きさを変えて体裁を整えます。

 

 Excelと同じではありますが、表を作成するときなどは

 

 セルの大きさを変える等の工夫をすると、とても見やすくなります。

 

 セルの大きさは整えたい列のローマ字のセルの右端部分をクリックし

 

 ドラッグすることで変えることができます。

 

 また、同じ部分をダブルクリックすると文字列に合わせて自動的に

 

 長さを調整してくれます。

 

 

 

*文字列の削除について

 

 入力した文字を削除したい場合は注意が必要!!

 

 セルを選んだだけの状態で削除してしまうとセルに入力されている内容の

 

 すべてが消えてしまいます。セルの中の一部を削除したい場合は

 

 該当するセルをダブルクリックして文字列の編集ができるような

 

 状態になってからBackspaceキーを使用します!

 

 

 

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スプレッドシートの共有方法をご紹介します!

 

共有方法は複数ありますが

 

基本の共有方法をご紹介させて頂きます!

 

 

 

1⃣ワークシート右上の《共有》をクリック!

 

 

 

2⃣共有したいユーザーのGmailを入力またはリンクをコピーして

 

 メール・ライン等で共有する。

 

 

 

3⃣共有するユーザーの権限を変更します。

 

 (デフォルトは「閲覧者」=編集できない権限)

 

 

 
 

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スプレッドシートは複数人でリアルタイムで

 

共同作業ができて、自動保存もされるという

 

特徴をもっているため、誰かが誤ってデータを編集や

 

削除してしまうと、すぐにその変更が保存されてしまうんじゃないか!と

 

思われる方も多いと思いますが

 

その不安を解消する変更履歴という機能が

 

スプレッドシートには存在します。

 

変更履歴は、いつ、だれが、どんな変更を行ったのかを

 

確認することができます。そしてその時のデータ状態に戻す

 

(データの復元)こともできるすごく便利な機能です。

 

変更履歴は左上のメニューから

 

《ファイル》タブ〉《変更履歴》を選択することで

 

 

 

画面右側に変更履歴が表示されます。

 

 

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ショートカットキーが

 

スプレッドシートはとExcelでは異なります

 

今までExcelを使用していた方は

 

ショートカットキーを活用していると思うので

 

少し戸惑う部分ではあります。

 

下記表にてスプレッドシートとExcelの

 

ショートカットキーの違いを記載させて頂きます。

 

(画像を保存することができるので印刷して使用してください)


 

 

 

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スプレッドシートにしかない関数をご紹介します!

 

スプレッドシートには500個近くの関数が用意されています。

 

その関数の中には、Excelにはない関数が存在します。

 

スプレッドシートにはあってExcelにはない関数をご紹介します。

 

 

 

 

最近ではExcelもスプレッドシートに

 

劣らないように随時関数を追加していますが

 

クラウドサービスだからこその機能もあるので

 

Excelとの差別化が図れる点ですね!

 

 

 

 

スプレッドシートで作成したデータをExcelで編集したい!!

 

そんな時は下記の手順でExcel形式のファイルに出力することもできます!

 

 

 

1⃣Excelに変換したいスプレッドシートの

 

 《ファイル》タブ>《ダウンロード》をクリックします。

 

 

 

2⃣形式《Microsoft Excel(.xlsx》を選択する

 

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では、最後にスプレッドシートの用語と

 

ショーとカット一覧をご紹介!!

 

 

 

今までExcelを使っていた!って方も

 

是非、活用しやすいスプレッドシートを使用してみて下さい!

 

 

 

パソコン内にExcelをたくさん保存することもなくなり

 

パソコンが重たくなる!の対策にもなります!

 

 

 

新しいものを活用するのは、最初は使いにくいかもしれないですが

 

どんどんアップデートされていくものばかりなので

 

最新のものを取り入れていくと便利になるかもしれないですね!

 

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